Kas & Pas
Zakelijke uitgaven van medewerkers brengen vaak een hoop gedoe met zich mee: kosten voorschieten, bonnetjes, declaratieformulieren, goedkeuring en terugbetaling. Voor alle betrokkenen leidt dit vaak tot een foutgevoelig en onoverzichtelijk proces. Met de Kas & Pas module van de Spend Cloud is het gedoe rond al deze zakelijke uitgaven verleden tijd.
De werking van Kas & Pas is heel eenvoudig, medewerkers krijgen betaalpassen mee die volledig door de organisatie zelf te beheren zijn. Dit betekent meer vrijheid en gemak voor de medewerkers en meer controle en overzicht voor de organisatie. Of het nu gaat om een tweedaagse zakenreis of het kopen van een lunch tijdens een uitje met cliënten, Kas & Pas is de oplossing.
Voordelen van zakelijke uitgaven met Kas & Pas
- Volledige controle over zakelijke uitgaven: de bankpassen zijn geheel zelf te beheren, zo krijgt de organisatie op eenvoudige wijze controle over alle zakelijke uitgaven: de tenaamstelling, het te besteden budget, de pincodes en de opnamelimieten, allen kunnen real-time naar eigen wens worden veranderd.
- Direct inzicht in zakelijke uitgaven: waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met Kas & Pas direct verwerkt in het financieel pakket. Dit betekent real-time inzicht in alle zakelijke uitgaven.
- Minder gedoe voor medewerkers: medewerkers hoeven geen uitgaven meer voor te schieten. Het invullen van een declaratieformulier en het wachten op een terugbetaling zijn hierdoor ook verleden tijd. Daarnaast is het heel eenvoudig om bonnetjes toe te voegen, direct via de app.
- Pin,cash of iDEAL: Kas & Pas betekent niet dat er alleen met pin kan worden betaald. Of jouw organisatie klaar is voor geheel cashless werken of nog veel kasgeld in omloop heeft, voor elk stadium biedt Kas & Pas de oplossing. Alle zakelijke uitgaven belanden direct in één overzicht ongeacht de betaalmethode.
3-weg-matching, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle features van onze digitale factuurverwerking in de factsheet.
Kas & Pas, hoe werkt het?
1. Opwaarderen
Het begint met de aanvraag van betaalpassen voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de pas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:
1. Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
2. Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
3. Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.
Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.
2. Betalen
Indien er betaald wordt met de betaalpas plaatst de Spend Cloud de boekingen automatisch in het juiste bankboek.
Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.
Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook via iDEAL worden gedaan. Hiervoor wordt de ProActive app gebruikt. In de gekozen webshop kan een normale iDEAL betaling worden gedaan, waarbij bunq als bank dient te worden geselecteerd. Hierna verschijnt een QR code die met de ProActive app eenvoudig te scannen is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.
3. Coderen
Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.t.
4. Afsluiten/verwerken
Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door naar de verantwoordelijke ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.
5. Rapporteren
De centrale administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.