Contractmanagement software
Er zijn contracten afgesloten met leveranciers, na verloop van tijd wil je kijken of een leverancier nog steeds de beste voorwaarden heeft maar je bent te laat om het contract op te zeggen. Ook voor de administratie is het lastig om alle contracten bij te houden, de contracten liggen over meerdere locaties verspreid en zijn vaak moeilijk te achterhalen. Kortom, het managen van contracten kan een onoverzichtelijke taak zijn. Met de contractmanagement software van de Spend Cloud heb je vanaf nu direct inzicht en overzicht over alle contracten.
Voordelen van contractmanagement software
- Nooit meer te laat om aflopende contracten te wijzigen: de contractverantwoordelijke krijgt automatisch een melding als een contract binnenkort komt te vervallen, dit betekent je nooit meer voor onnodige kosten door een ongewenste contractverlengingen komt te staan.
- Direct inzicht en overzicht over alle contracten: door gebruik te maken van de contractmanagement software is het nooit meer lastig te achterhalen waar een contract zich bevindt, alle contracten zijn vanaf nu eenvoudig terug te vinden in het digitale archief.
3-weg-matching, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle features van onze digitale factuurverwerking in de factsheet.
Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?
1. Toevoegen
Digitale contracten kunnen door de administratie direct worden toegevoegd, papieren contracten kunnen worden ingescand. In het geval een contract wordt ingescand neemt de contractmanagement software de basisgegevens via slimme tekstherkenning (OCR) over. Alle contracten worden op deze manier uniform geregistreerd.
2. Registreren
Tijdens het registreren deelt de administratie groepen in, deze groepen zijn gebaseerd op afdeling, functie of locatie. Hierdoor is het heel eenvoudig om zowel bestaande als nieuwe medewerkers in één keer toegang te geven tot meerdere contracten.
3. Beoordelen/Archiveren
Na de registratie van een contract komt deze automatisch bij de contractverantwoordelijke terecht, deze verifieert de door de administratie ingevoerde gegevens. Indien de gegevens correct zijn, gaat het contract automatisch het digitale archief in. Medewerkers die toegang hebben tot het contract kunnen deze op titel of einddatum, maar ook specifieker op bijvoorbeeld crediteur of contractverantwoordelijke, opzoeken in het digitale archief.
4. Signaleren/Actie
De contractmanagement software maakt automatisch een overzicht van de contracten die binnenkort komen te vervallen. Op het ingesteld actiemoment stuurt de software een melding naar de contractverantwoordelijke, zodat deze nooit te laat is om een contract voor de verlengdatum te wijzigen. Vervolgens wordt vastgelegd of en welke actie ondernomen is.