Declaratiesoftware

Declareren is in veel organisaties een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring. Het kan zelfs gebeuren dat een declaratie kwijtraakt. De declaratiesoftware van de Spend Cloud is dé oplossing voor deze veel voorkomende problemen, door digitaal te declareren wordt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.

Voordelen van declaratiesoftware

  • Declaraties zeer eenvoudig in te dienen: door gebruik te maken van de app kunnen medewerkers na aankoop direct een foto van de bon maken en de declaratie indienen. Daarnaast is er geen enkele administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren.
  • Declaraties met één klik te beoordelen: door de vooraf ingesteld workflow komen declaraties automatisch bij de juiste persoon terecht. De beoordelaar kan de declaratie met slechts één klik beoordelen, ook ontvangt deze een herinnering mocht er niet op tijd actie worden ondernomen.
  • Ook kilometers eenvoudig te declareren: door je route in te voeren kun je in de declaratiesoftware direct je kilometers declareren. Aan de hand van de vooraf ingestelde kilometervergoeding worden de onkosten berekend.
  • Declaraties raken nooit meer kwijt: door digitaal te declareren zijn declaraties altijd terug te vinden in het digitaal archief.

3-weg-matching, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle features van onze digitale factuurverwerking in de factsheet.

Digitaal declareren, hoe werkt het?

1. Invoeren

Digitaal declareren begint bij het invoeren van de declaratie, dit is heel eenvoudig. Geen ingewikkelde declaratieformulieren maar een systeem met verschillende duidelijke opties. Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct. indienen. Ook wordt gebruik gemaakt van herkenbare opties voor kostensoorten, dit zorgt ervoor dat medewerker bij het indienen geen enkele administratieve kennis nodig hebben. Op de achtergrond zal de declaratiesoftware de kosten aan de juiste grootboekrekening toekennen.

2. Verzenden/beoordelen

Aan de hand van de vooraf ingestelde workflow komen declaraties na verzending automatisch bij de juiste beoordelaar terecht. De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord. Indien de beoordelaar niet op tijd actie onderneemt, krijgt deze een herinnering. De werknemer kan al deze stappen volgen en ziet bij wie de declaratie op akkoord wacht.

3. Controleren

Afhankelijk van het beleid van de organisatie, controleert de administratie de declaraties, of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële pakket voor betaling.

4. Inzien

Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft. Ook heeft de administratie hier inzage in de voortgangsrapportages waarbij te zien is hoe lang leidinggevenden doen over de beoordeling.